Mit Home-Office und smarten Tools durch die Corona-Krise

Seit seiner Gründung setzt EDECY auf digitale Kommunikation und die Arbeit von zu Hause, um seinen Mitarbeitern Flexibilität und Freiräume zu ermöglichen. Für Unternehmen der IT-Branche ist das nicht ungewöhnlich, doch für viele andere ist die Umstellung auf „Smart-Working“ oder „Home-Office“ eine große Herausforderung. EDECY möchte seine Erfahrungen der vergangenen Jahre teilen und Ihnen helfen, Ihr Unternehmen sicher durch die Corona-Krise zu manövrieren.


Die Team-Organisation


Es heißt häufig, dass Unternehmen sich statt auf die Erfassung von Arbeitsstunden auf das Erreichen von Zielen konzentrieren sollten. Dabei ist aber Ersteres eine essenzielle Voraussetzung für Zweiteres. Der Schlüssel liegt in einer systematischen Quantifizierung von Etappenzielen und dem jeweiligen Arbeitsaufwand, der in sie hineingesteckt werden muss. Folgende Schritte können Sie bei der Umsetzung ihrer Projekte unterstützen:


Aufschlüsselung Ihres Projekt oder Ihrer Prozesse in “Tasks”

Zu Beginn ist es sinnvoll den Arbeitsaufwand für ein Projekt in unterschiedliche Teilaufgaben und Zwischenziele aufzuteilen. Jede Aufgabe, also jedes ToDo für das ein Mitarbeiter Zeit investieren muss, entspricht einem “Task” und sollte ein Resultat hervorbringen, das entweder bestehende Unternehmensaktivitäten aufrecht erhält oder Fortschritte bei einem Projekt erzielt. Es gibt somit zwei Arten von „Tasks“:


o Instandhaltungs-Tasks umfassen wiederkehrende Unternehmensabläufe mit festen Zeitintervallen.

o Produktions-Tasks betreffen all das, was neu für das Unternehmen ist. So zum Beispiele neue Produkte oder Prozesse, deren Entwicklung koordiniert werden muss.


Spezifikation der Tasks

Bevor die Tasks einem Verantwortlichen zugewiesen werden, muss jeder von ihnen mit einer Reihe von Spezifikationen, so genannten Akzeptanzkriterien, versehen werden. Hierbei handelt es sich um eine Art Beschreibung, die zentrale Voraussetzungen seiner Erfüllung nennt. Häufig fällt hier dem Product Owner eine zentrale Rolle zu, da er Wünsche festhalten und Aufgaben priorisieren kann.


Zuweisung der Tasks zu Teammitgliedern

Nun werden die einzelnen Arbeitsschritte je einem Teammitglied (manchmal auch mehreren) zugewiesen, dessen fachliche Qualifikationen zu dem Task passen. Danach schätzt der Beauftragte den Arbeitsaufwand, den er in die Erfüllung der Aufgabe investieren muss und es wird basierend auf der Wochenarbeitszeit ein Datum für die Fertigstellung festgelegt. Von nun an ist er für diese Aufgabe verantwortlich und muss Arbeitsergebnisse gegenüber seinen Teamkollegen vorstellen und vertreten.


Feedback und Austausch

Durch dieses Verfahren wird Transparenz und Sicherheit geschaffen. Jeder weiß um seine Verantwortlichkeit und die Prioritäten der Geschäftsführung. Außerdem sind alle Teammitglieder umfassend über den Stand Ihrer Kollegen informiert. Schließlich bieten sich enge Feedback-Schleifen nach der Beendigung einer Tasks an, wobei die Beauftragten wichtige Anregungen und Perspektiven aus anderen Unternehmensbereichen in Ihre Arbeit mit einfließen lassen können.


Diese Prinzipien können einen groben Leitfaden bilden, bedürfen aber gleichzeitig einer spezifischen Abstimmung auf die Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation.


Die Vorteile dieser Methode


1. Es werden Konflikte vermieden, die sonst häufig durch Kommunikationsschwierigkeiten in Bezug auf die Erwartungen (zeitlich und inhaltlich) bei der Bearbeitung einer Aufgabe entstehen können. Die Diskrepanz zwischen Sender und Empfänger kann bei der Übermittlung von Aufgaben und Vorstellungen überraschend groß sein, weshalb eine systematische Aufteilung und Kommunikation der Aufgaben zentral ist.


2. Es entsteht eine Übersicht mit allen derzeit laufenden Aktivitäten, die die gegenseitige Abstimmung von Arbeitsabläufen oder die gemeinsame Durchführung von Projekten deutlich erleichtert. Häufig sind auch die eigenen Tätigkeiten grundsätzlich von denen der Kollegen abhängig. Durch die Task-Planung erhalten Sie eine direkte Möglichkeit auf die Priorisierung Ihrer Kollegen einzuwirken.


3. Dadurch wird jede Form der „Überwachung“ durch physische Präsenz am Arbeitsplatz überflüssig. Jeder Task hat eine klar verantwortliche Person, die für Ihre Fortschritte geradestehen muss - dabei gilt selbstverständlich eine no-blame-culture und alles Feedback erfolgt konstruktiv.


Die Software Tools für Home-Office und Fernarbeit


Eine effektive Fernarbeit wird erst durch eine Reihe von digitalen Tools zur asynchronen Kommunikation (Task-Management) sowie zur synchronen Kommunikation (Anrufe und Chats) ermöglicht. Dabei sollte die asynchrone Kommunikation immer gegenüber der synchronen bevorzugt werden, da Chats, Meetings und Telefonate den Workflow unterbrechen und die Produktivität senken. Folgendes sind unsere EDECY must-haves für effiziente Teamkommunikation und Projektarbeit:


Teamkommunikation: Microsoft Teams

Microsoft bezeichnet MS Teams als einen "chat based workspace". Plattformübergreifend können Sie hier problemlos mit dem ganzen Team in Kontakt bleiben sowie Daten und Ideen austauschen. Dafür können Sie nach belieben Chatkanäle mit einzelnen Teammitgliedern oder beliebigen Untergruppen des Teams eröffnen und diese zum gemeinsamen Arbeiten nutzen. Gesendete Nachrichten und Dateien werden dauerhaft gespeichert und können über die Suchfunktion gefunden werden. Genauso können aber auch Tonaufzeichnungen gemacht werden oder kleine Umfragen im Team erstellt werden, die die Kollaboration erleichtern. Über Audio oder Videoanrufe kann außerdem der Bildschirm geteilt oder sogar die Steuerung über den Rechner abgegeben werden. MS Teams kann auf den Browser, den Desktop, über Android und iOS Geräte verwendet werden.


Aufgabenmanagement: Trello

Trello ist ein Programm zum Projekt- und Aufgabenmanagement, das sehr visuell arbeitet. Es lassen sich blitzschnell neue projektbezogene "Trello-Boards" erstellen, die dann ganz individuell mit prozessorientierten oder thematischen Rubriken versehen werden können. Aufgaben können einzelnen Teammitgliedern zugewiesen, mit Kommentaren versehen und per Drag and Drop in den Rubriken herumgeschoben werden. Dabei können Aufgaben auch mit Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Dateianhängen, Fristen und vielem mehr ausgestattet werden. Zudem bietet Trello diverse Möglichkeiten, um diese Aufgaben zu überwachen und sich darüber auszutauschen.


Projektmanagement: Jira

Jira ist ein Projektmanagement Tool, das insbesondere bei agiler Softwareentwicklung Anwendung findet. Es gibt viele Funktionen zum Planen, Nachverfolgen, Ausführen und Berichten von Teilschritten und ganze Projekten. Dabei ist das Tool sehr an den aus Scrum bekannten Projektmanagement Prozessen orientiert und bietet Funktionen rund um Backlogs, Sprints und Storypoints. Auch klassische Steuerungsmechanismen, wie Aufgabenplanung, Zuweisung, Fristsetzung und Priorisierung sind über Jira abbildbar.


Dateiablage: Microsoft Sharepoint / OneDrive

MS Sharepoint in Verbindung mit OneDrive ist ein Tool für die online Dokumenten- und Informationsverwaltung. Onedrive erlaubt dabei die Ablage von Dokumenten in klassischen Ordnerstrukturen und das gezielte Freigeben der Dateien an Teammitglieder oder firmenfremde Partner. Wenn mehrere Mitglieder auf ein im Sharepoint oder im OneDrive gespeichertes Dokument zugreifen, können diese live gemeinsam an dem Dokument arbeiten und die Arbeitsschritte des jeweils anderen mitverfolgen Im Sharepoint können Unternehmen interne Websites hosten und verschiedene Kanäle kreieren, um den Mitarbeitern ein Netzwerk anzubieten und diese über relevante Themen informiert zu halten. Dies ist besonders für größere Organisationen relevant.


Zeiterfassung: Toggl

Toggl ist ein effizientes Zeiterfassungssystem, mit dem Sie einfach persönliche oder Teamarbeitszeiten erfassen können. Durch eine Webanwendung und eine Mobile App, können SIe überall schlicht den Knopf Drücken und die Uhr mitlaufen lassen. Selbstverständlich lassen sich vergessene oder falsche Einträge auch nachträglich noch anpassen. Dabei erlaubt Toggl das Buchen der Zeitblöcke auf verschiedene Projekte sowie das Vergeben von Labels zur besseren Zuordnung. Die Zeiten können über die Projekte, Arbeitsarten oder Teammitglieder nach belieben ausgewertet, systematisiert und dokumentiert werden. Letzteres ist besonders hilfreich um Reportingpflichten zu erfüllen. Auch lassen sich Kalendereinträge direkt mit Toggl verbinden, sodass bereits verabredete Termine nicht nochmal separat erfasst werden müssen.


Brainstorming: Confluence

Confluence dient dem gemeinsam Erstellen und Bearbeiten von Ideen und Projekten. Im Wesentlichen bietet Confluence viele weiße Seiten, die mit allem gefüllt werden können, was Sie gerade brauchen. Dabei erlaubt die Nutzerverwaltung gleichzeitiges Arbeiten in der Browseroberfläche. Durch eine effiziente Wiki-Technologie und Volltextsuche über alle Inhalte, Profile und Dateianhänge hinweg lässt sich das gesammelte Wissen schnell sortieren und verändern. Kollaborationen im Team werden dabei mit Kommentare, Likes, @-Erwähnungen, Abonnement Funktionen und Verschlagwortung erleichtert. Für Ideenfindung und Wissenssicherung bietet Confluence viele Funktionen und durch die Browseranwendung in Verbindung mit Apps für die gängigen Endgeräte können SIe leicht auch remote bei der Arbeit dabei sein.


Das Team zusammenhalten


Auch wenn Home-Office und Fernarbeit ein ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringen, kann nichts die persönliche face-to-face Kommunikation ersetzen. Daher veranstalten wir bei EDECY regelmäßige Aktivitäten zur Stärkungen des Miteinanders im Team.


Weekly Standups: Jeden Mittwoch Morgen trifft sich unser Team in einem gemeinsamen Telefonat. Hier erläutert jedes Team-Mitglied woran er oder sie in der vergangenen Woche gearbeitet hat, woran er oder sie in der nächsten Woche arbeiten wird und welche Unterstützung durch das restliche Team gebraucht wird bzw. wo gerade Blockaden vorliegen.


Regelmäßige Team-Events: Besonders wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens weit verstreut sind, können sich jährliche Get-togethers als äußerst förderlich für Motivation, Produktivität und Wohlbefinden erweisen. EDECY veranstaltet in regelmäßigen Abständen Workshop-Wochenenden bei denen tagsüber gearbeitet wird und abends entspannt miteinander Zeit verbracht wird. So fuhr das EDECY-Team im vergangenen Jahr an die Ostsee und traf sich zur Weihnachtsfeiern mit Partnerunternehmen zum Essen.


Eine gesunde Work-Life Balance beibehalten


Bei der Arbeit zu Hause ist es wichtig eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu halten und nicht beides miteinander zu vermischen. Unkonzentrierte Arbeitsphasen mit viel Ablenkung durch Familie oder technische Geräte sind ebenso zu vermeiden wie eine Freizeit, die durch ständige Gedanken an die Arbeit nicht mehr erholsam ist, sondern zusätzlichen Stress verursacht. Deshalb sollte der Home-Office Alltag klar strukturiert sein, feste Pausen einplanen und mit Familienmitgliedern abgestimmt sein - auch wenn das zu Hause zum Büro wird, müssen Sie nicht immer erreichbar sein.


Zusammenfassung


Durch die Corona-Krise sind derzeit tausende Unternehmen gezwungen Ihre Mitarbeiter von zu Hause arbeiten zu lassen. Die Hoffnung dieses Artikels ist es, Unternehmen in dieser Übergangsphase zu unterstützen und Sie vielleicht sogar langfristige Chancen in Fernarbeit und digitalen Kommunikations-Tools erkennen zu lassen. Eine Übersicht über verschiedene Online-Tools für Teamkommunikation, Aufgabenmanagement & Co. finden Sie auf unserer Website.

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