Online im Team arbeiten

6 Tools, die Ihnen die Arbeit im Team in Zeiten von Corona erleichtern.

Home Office

Was nun?

Forschungsinstitute und Unternehmen werden durch Corona vor völlig neue Herausforderungen gestellt. Bevor Forschungskooperationen überhaupt wieder ein Thema werden, muss ihre wirtschaftliche und wissenschaftliche Existenz gesichert werden.

Um Sie dabei zu unterstützen stellen wir Ihnen hier 6 Tools vor, die uns täglich beim Home Office und der Zusammenarbeit über große Distanzen hinweg unterstützen.

Rubriken:

Teamkommunikation

MS Teams

Mircosoft bezeichnet MS Teams als einen "chat based workspace". Plattformübergreifend können Sie hier problemlos mit dem ganzen Team in Kontakt bleiben sowie Daten und Ideen austauschen.

 

Dafür können Sie nach belieben Chatkanäle mit einzelnen Teammitgliedern oder beliebigen Untergruppen des Teams eröffnen und diese zum gemeinsamen Arbeiten nutzen. Gesendete Nachrichten und Dateien werden dauerhaft gespeichert und können über die Suchfunktion gefunden werden. Genauso können aber auch Tonaufzeichnungen gemacht werden oder kleine Umfragen im Team erstellt werden, die die Kollaboration erleichtern.

Über Audio oder Videoanrufe kann außerdem der Bildschirm geteilt oder sogar die Steuerung über den Rechner abgegeben werden. MS Teams kann auf den Browser, den Desktop, über Android und iOS Geräte verwendet werden.

MS Teams ist in Office 365 Business Essentials und Office 365 Business Premium enthalten. Außerdem kann es zur Zeit der Corona Krise online kostenlos benutzt werden.

Kosten
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Für unsere Video Konfis nutzen wir MS Teams schon von Anfang an. Wir haben Edeceeds (Unsere Mitarbeiter) in mehreren Städten und das erleichtert die Kommunikation deutlich. Man kann von überall dabei sein und ich kann mich in jedem Channel den spezifischen Themen mit dem Team widmen. Gerade wenn ich mehrere Departments bespiele und trotzdem zielgerichtet informiert bleiben will, ist das klasse! Bereichsübergreifende Kommunikation und Reporting sind dadurch deutlich einfacher und jeder hat die Möglichkeit teilzuhaben – so schaffen wir auch remote ein WIR-Gefühl und können viel Potential ins #HomeOffice retten!

Ole Bösche

Sales & Operations
 

Aufgabenmanagement

DIE MACHT DER KARTEN - Artikel schreiben, Kommentare beantworten, Newsletter verfassen, Events planen – das Bloggerleben bei Edecy ist spannend. Trello gehört mittlerweile zu meinen absoluten Lieblingstools. Beim Bloggen für EDECY habe ich immer viel zu tun und darf den Überblick nicht verlieren. Ich steuere die gesamte Social-Media- und Newsletter-Planung über meine Trello-Karten. Habe ich ein neues Thema für unsere Forschungsakteure und Partner gefunden, kommuniziere ich es unkompliziert über Trello an mein Team, hole Feedbacken ein und stelle so sicher, dass wir für unsere Nutzer die richtigen Informationen zur richtigen Zeit liefern. Apropos: Schauen Sie doch mal in unsere aktuellen Artikel rein.

Finn Haberkost

Marketing & Operations

Trello

Trello ist ein Programm zum Projekt- und Aufgabenmanagement, das sehr visuell arbeitet. Es lassen sich blitzschnell neue projektbezogene "Trello-Boards" erstellen, die dann ganz individuell mit prozessorientierten oder thematischen Rubriken versehen werden können. Diese Boards werden mit Karten befüllt, über die in Trello alles gesteuert wird. 

 

Karten können einzelnen Teammitgliedern als Aufgaben zugewiesen, mit Kommentaren versehen und per Drag and Drop in den Rubriken verschoben werden. 

Dabei können Aufgaben auch mit Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Dateianhängen, Fristen und vielem mehr ausgestattet werden. Zudem bietet Trello diverse Möglichkeiten, um diese Aufgaben zu überwachen und sich über sie auszutauschen, indem auch Abstimmungen über diese Karten geregelt werden.

 

Trello ist mit beliebig vielen Mitgliedern kostenlos nutzbar. Für 5 USD pro Nutzer und Monat erhält man den Gold Status, der Zusatzfunktionen wie größere Dateianhänge freischaltet.

Kosten
 
 

Projektmanagement

Jira

Jira ist ein Projektmanagement Tool, das insbesondere bei agiler Softwareentwicklung Anwendung findet. 

Es gibt viele Funktionen zum Planen, Nachverfolgen, Ausführen und Berichten von Teilschritten und ganze Projekten. Dabei ist das Tool sehr an den aus Scrum bekannten Projektmanagementprozessen orientiert und bietet Funktionen rund um "Backlogs", "Sprints" und "Storypoints". Weitere Tools im Zusammenhang mit Scrum Prozessen können leicht angebunden werden.

Neben klassischen Steuerungsmechanismen, wie Aufgabenplanung, Zuweisung, Fristsetzung und Priorisierung sind in Jira deshalb auch Funktionen für das Planen, Kontrollieren und Abschließen von "Sprints" implementiert. Die Aufgaben oder Actionitems können dabei mit Dateianhängen, vielfältigen Abhängigkeiten, Labels und vielem mehr versehen werden. 

 

Für bis zu 10 Benutzer und 2 GB Dateispeicher ist Jira in den wesentlichen Funktionen Kostenlos nutzbar. Die Standard-Version kostet 7 USD pro Nutzer und Monat.

Kosten

Paul Voges

Development

Agiles Management ist bei der Umsetzung von komplexen Projekten längst der Standard vieler Branchen geworden. Mit Jira haben wir ein Tool, welches die Strukturierung unserer agilen Projekte direkt abbildet. Die Erfassung der Artefakte von Scrum, die Erstellung von Kanban-Boards und das allgemeine Tracken von Arbeitsaufgaben ist in Jira für alle Team-Mitglieder leicht umzusetzen und durch die vollständig digitale Abbildung für Remote-Teams wie uns unverzichtbar. Durch eine Vielfalt von weiteren Plugins, wie zum Beispiel dem Retrospektiven-Board, wird die virtuelle Kollaboration weiter erleichtert. Auch im Home-Office ist Projektmanagement damit kein Problem mehr.

 

Dateiablage

Unser OneDrive hilft mir, die Daten des Teams immer im Blick zu behalten. Es ist zwar manchmal etwas mühsam alle dazu zu bringen in den entsprechenden Ordnerstrukturen zu arbeiten, aber dafür hat man so eine konzentrierte Datenhaltung, die Absprachen und das Hin-und-her-schicken von Dateien minimiert. Besonders praktisch ist die Integration von MS Teams in OneDrive. Dadurch habe ich stets übersichtlichen Zugriff auf die im Chat benutzten Dateien und alle Kanäle gebündelt. 

Fabian Schmidt-Skipiol

Geschäftsführung

MS Sharepoint/ OneDrive

MS Sharepoint in Verbindung mit OneDrive ist ein Tool für die online Dokumenten- und Informationsverwaltung. Onedrive erlaubt dabei die Ablage von Dokumenten in klassischen Ordnerstrukturen und das gezielte Freigeben der Dateien an Teammitglieder oder firmenfremde Partner.

 

Wenn mehrere Mitglieder auf ein im Sharepoint oder in OneDrive gespeichertes Dokument zugreifen, können diese live gemeinsam an dem Dokument arbeiten und die Arbeitsschritte des jeweils anderen mitverfolgen.

 

Im Sharepoint können Unternehmen interne Websites hosten und verschiedene Kanäle kreieren, um den Mitarbeitern ein Netzwerk anzubieten und diese über relevante Themen informiert zu halten. Dies ist besonders für größere Organisationen relevant.

MS sharepoint ist in Office 365 Business Premium enthalten. OneDrive kann im kleineren Umfang kostenlos genutzt werden.

Kosten
 

Zeiterfassung

Toggl

Toggl ist ein effizientes Zeiterfassungssystem mit dem Sie einfach Arbeitszeiten von sich und dem Team erfassen können. Durch eine Webanwendung und eine mobile App, können Sie überall schlicht den Knopf drücken und die Uhr mitlaufen lassen. Selbstverständlich lassen sich vergessene oder falsche Einträge auch nachträglich noch eintragen. Dabei erlaubt Toggl das Buchen der Zeitblöcke auf verschiede Projekte sowie die Vergabe von Labels zur besseren Zuordnung.

 

Die Zeiten können über die Projekte, Arbeitsarten oder Teammitglieder nach belieben ausgewertet, systematisiert und dokumentiert werden. Letzteres ist besonders hilfreich um Reportingpflichten zu erfüllen. Auch lassen sich Kalendereinträge direkt mit Toggl verbinden, sodass bereits verabredete Termine nicht nochmal separat erfasst werden müssen.

Toggl ist in den Grundfunktionen und für überschaubare Teams kostenlos. In der Standardversion kostet es dann 9 USD pro Nutzer und Monat

Kosten

Warum brauche ich für eine Aufgabe manchmal länger als sonst? Liegt es an der Uhrzeit? Muss ich zwischen Projekten hin und her springen und verliere dadurch Zeit? Bekomme ich ständig  Mails auf die ich direkt antworte oder hänge ich stundenlang in Terminen?

Um diese Fragen zu beantworten, nutze ich Toggl. Damit kann ich super einfach meine Zeiten tracken und halte meine gearbeiteten Stunden täglich fest. Es hilft mir zu verfolgen, wie lange ich brauche, wann ich am kreativsten bin und wie viel ich an einem Tag erledigen kann. Dadurch kann ich meine Aufgaben realistisch planen und zuverlässigere Deadlines geben. Durch verschiedene Labels sehe ich am Ende des Tages genau, wo meine Zeit geblieben ist und was ich alles geschafft habe. 

 

Brainstorming

Florian Otto

Geschäftsführung

Confluence

Confluence dient dem gemeinsam Erstellen und Bearbeiten von Ideen und Projekten. Im Wesentlichen bietet Confluence viele weiße Seiten, die mit allem gefüllt werden können, was Sie gerade brauchen. Dabei erlaubt die Nutzerverwaltung sinnvolles und gleichzeitiges Arbeiten in der Browseroberfläche.

 

Durch eine effiziente Wiki-Technologie und Volltextsuche über alle Inhalte, Profile und Dateianhänge hinweg lässt sich das gesammelte Wissen schnell sortieren und verändern. Kollaborationen im Team werden dabei mit Kommentare, Likes, @-Erwähnungen, Abonnementfunktionen und Verschlagwortung erleichtert.

 

Für Ideenfindung und Wissenssicherung bietet Confluence viele Funktionen und durch die Browseranwendung in Verbindung mit Apps für die gängigen Endgeräte können Sie leicht auch remote bei der Arbeit dabei sein.

Confluence kann mit bis zu 10 Nutzern kostenlos genutzt werden. In der Standardversion kostet es 5 USD pro Nutzer und Monat.

Kosten

Durch die einfache und intuitive Handhabung von integrierten Tools wie Gliphy oder draw.io lassen sich auch komplexe Sachverhalte abbilden und verständlich aufbereiten. So macht die Konzeptarbeit spaß. 

Über Confluence dokumentieren wir außerdem alle Richtlinien und Standards - von der Reisekostenabrechnung bis zur Programmierrichtlinie. Trockene "Papierarbeit" wird mit Confluence jedenfalls etwas entstaubt und ist auf jeden Fall zu 100% transparent.

Kontakt

Firmensitz: Chausseestr. 88, 10115 Berlin, Deutschland

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